hoặc
Tài liệu học tập Một số quy tắc và kỹ năng soạn thảo văn bản, tại tailieuhoctap.com , bạn có thể tải miễn phí,tài liệu được sưu tầm trên internet và cung cấp miễn phí để các bạn có thể nghiên cứuhọc tập,dạng file , có kích thước 0.00 M nếu không xem đươc do lỗi font bạn có thể tải font vni về để xem,tải liệu Một số quy tắc và kỹ năng soạn thảo văn bản có 2 lần tải về miễn phí. Từ khóa tìm kiếm ,Tài liệu,Công nghệ thông tin,Quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản

Công việc biên soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên thân thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản căn bản nhất này. tailieuhoctap.com xin giới thiệu tới các bạn 1 số luật lệ và kỹ năng biên soạn thảo văn bản, đây là các luật lệ rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa.

Quy tắc và kỹ năng biên soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí 1 số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành 1 công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là biên soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy 1 văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc biên soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên thân thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản căn bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc kỹ lưỡng bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì các qui tắc này sẽ thực sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi biên soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc biên soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm biên soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.

Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự đa số được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành 1 từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành 1 đoạn văn bản (Paragraph).

Trong các phần mềm biên soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo nên 1 đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong 1 đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong 1 đoạn.

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành đa dạng dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ... Có thể tạm thời khái niệm dòng là 1 tụ họp các ký tự nằm trên cùng 1 đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình biên soạn thảo.

Như vậy các khái niệm và khái niệm căn bản ban đầu của biên soạn thảo và trình bày văn bản là: Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ

Trong quá trình biên soạn thảo văn bản, khi gõ tới cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi 1 từ. Do vậy giả dụ không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng vì thế phụ thuộc vào đa số yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, giả dụ không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo nên các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là 1 trong các nguyên tắc quan trọng nhất của biên soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc biên soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh 1 số qui tắc mới đặc thù cho công việc biên soạn thảo trên máy tính.

Một số luật lệ gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các "qui tắc" của biên soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại 1 lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm biên soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ.

1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong biên soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc 1 đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn trái lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

2. Giữa các từ chỉ dùng 1 dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng đa dạng hơn 1 dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong đời sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

Đúng: Trong đời sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), 2 chấm (:), chấm phẩy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là 1 dấu trắng giả dụ sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn thuần của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào 1 từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu bây chừ và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai:

Hôm nay , trời nóng quá chừng!
Hôm nay,trời nóng quá chừng!
Hôm nay ,trời nóng quá chừng!

Đúng:

Hôm nay, trời nóng quá chừng!

4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Ví dụ:

Sai:

Thư điện tử ( Email ) là dụng cụ thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử (Email ) là dụng cụ thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử ( Email) là dụng cụ thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là dụng cụ thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là dụng cụ thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Đúng:

Thư điện tử (Email) là dụng cụ thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Chú ý

Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho toàn bộ các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có 1 số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ biên soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất mực áp dụng các qui tắc trên.

Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi biên soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc thù khác, các bạn hãy áp dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.

Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy 1 số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn thuần trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ 1 quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc biên soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là 1 việc đơn thuần, ai cũng làm được. Đúng là đơn thuần, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng 1 khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.

Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn đa dạng trong công việc biên soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học 'gõ chính tả' mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng đề nghị phải trải qua các bài học đổ vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.

Kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước210 x 297 mm (khổ A4), sai số cho phép là hai mm.

+ Một mặt:

Cách mép trên trang giấy: 25 mm
Cách mép dưới trang giấy: 25 mm
Cách mép trái trang giấy: 35 mm
Cách mép phải trang giấy: 15 mm

+ Hai mặt:

Cách mép trên trang giấy: 25 mm
Cách mép dưới trang giấy: 25 mm
Cách mép trái trang giấy: 15 mm
Cách mép phải trang giấy: 35 mm

  • Văn bản có đa dạng trang thì từ trang đồ vật 2 phải đánh số trang bằng chữ số La Mã cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều 2 mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).
  • Những văn bản có 2 phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.
  • Khi dùng máy vi tính để chế bản văn bản thì nên áp dụng kiểu chữ và cỡ chữ theo mẫu số 3.
Bấm nút thanks
sau đó bấm Tải xuống

Download tài liệu - chọn link phù hợp để download